Pierwsze doświadczenia z KSeF – czy jest łatwiej, czy po prostu bardziej transparentnie?

Mamy już pierwsze praktyczne doświadczenia z pracą w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Dzięki temu możemy ocenić nie tylko korzyści wynikające z nowego rozwiązania, ale również nowe obowiązki i ryzyka, z którymi muszą liczyć się przedsiębiorcy.

Co rzeczywiście stało się prostsze?

✅ Faktury mają jednolitą, ustrukturyzowaną formę. Dane można łatwiej importować, weryfikować oraz przekazywać do systemów księgowych.

✅ Większość faktur kosztowych wystawianych przez dostawców za pośrednictwem KSeF trafia do systemu automatycznie. Przedsiębiorca nie musi już co miesiąc wyszukiwać dokumentów w skrzynce e-mail, pobierać ich z różnych portali ani przesyłać do księgowości.

Nie oznacza to jednak, że można całkowicie zapomnieć o dokumentach. Faktury zagraniczne, paragony oraz dokumenty, które nie trafiają do KSeF, nadal należy samodzielnie przekazywać do biura rachunkowego.

✅ Faktury są przechowywane w systemie, dzięki czemu nie zaginą wraz z usuniętym e-mailem lub papierowym dokumentem.

✅ Podstawowy termin zwrotu podatku VAT został skrócony z 60 do 40 dni. Dla firm regularnie oczekujących na zwrot VAT może to pozytywnie wpłynąć na płynność finansową.

Jednocześnie wraz z wygodą pojawiła się znacznie większa odpowiedzialność.

⚠️ Faktury zaakceptowane przez KSeF nie można już usunąć ani edytować. Jeżeli zostanie błędnie wskazany nabywca, kwota, stawka VAT lub opis usługi, konieczne jest wystawienie faktury korygującej.

Każda korekta pozostaje w systemie, dlatego dokumenty powinny być dokładnie sprawdzane jeszcze przed ich wysłaniem.

⚠️ Administracja skarbowa znacznie szybciej otrzymuje ustrukturyzowane dane dotyczące wystawionych faktur. Historia sprzedaży i zakupów przedsiębiorstwa jest obecnie łatwiejsza do porównania i analizy.

Dlatego szczególnie ważne jest wcześniejsze zweryfikowanie:

• czy zakup jest związany z prowadzoną działalnością gospodarczą;
• czy strony transakcji zostały wskazane prawidłowo;
• czy opis na fakturze odpowiada rzeczywiście wykonanej usłudze;
• czy istnieją umowy i dokumenty potwierdzające wykonanie prac;
• czy zastosowano właściwą stawkę VAT.

KSeF to nie tylko nowy sposób wystawiania faktur. To zmiana całego procesu obiegu dokumentów oraz nowy poziom transparentności podatkowej przedsiębiorstw.

Legal.IN to biuro rachunkowe, które kompleksowo wspiera przedsiębiorców i spółki prowadzące działalność w Polsce.

Możemy przejąć cały proces obsługi firmy:

✅ rejestrację jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki;
✅ organizację i prowadzenie księgowości;
✅ prowadzenie księgowości uproszczonej oraz pełnej;
✅ rozliczenia PIT, CIT, VAT i ZUS;
✅ obsługę KSeF oraz elektronicznego obiegu dokumentów w systemie TAXXO;
✅ obsługę kadrowo-płacową;
✅ legalizację pobytu i pracy właścicieli firm, pracowników oraz członków ich rodzin;
✅ przygotowanie dokumentów i wsparcie w kontaktach z urzędami.

Gdy księgowość, kadry, KSeF i procesy legalizacyjne są prowadzone przez jeden zespół, przedsiębiorca ma większą kontrolę nad swoim biznesem. Pozwala to ograniczyć ryzyko błędów, niedotrzymanych terminów oraz niespójności pomiędzy poszczególnymi procesami.

Ty rozwijasz swoją firmę, a Legal.IN zajmuje się jej rejestracją, księgowością, kadrami oraz bezpiecznym prowadzeniem działalności w Polsce.